Informations usager

Certains renseignements sont requis afin de pouvoir utiliser pleinement toutes les fonctionnalitées du logiciel. Ces informations sont celles concernant l'usager principal de TimeGold. Ces informations ont été inscrites lors de votre première utilisation. Si pour une raison quelconque vous devez modifier les informations qui y sont contenues, allez dans le menu principal, choisissez le menu Registre et le sous-menu Informations usager. Le tableau Informations usager montré ci-dessous sera affiché à l'écran.

Note : pour modifier certains paramètres de fonctionnement du logiciel qui sont crées par défaut lors de l'installation, faire F4 pour accéder au tableau Paramètres par défauts afin de les modifier selon vos besoins. La touche F4 est fonctionnelle seulement si votre niveau de sécuritéest supérieur ou égal à 2.

· Dans la première section du tableau, entrez les informations demandées : le nom de l'usager (propriétaire de l'entreprise), l'adresse, la ville et le code postal.

Note : Le nom de la compagnie a été inscrit lors du premier accès à TimeGold.

· La deuxième section concerne les taxes s'appliquant à votre facturation. Sous la rubrique Description Abrégée, trois champs sont disponibles pour chacunes des langues de travail. Inscrivez une brève description des taxes applicables dans la province ou l'état où est installée votre entreprise dans chacun des champs. Vous avez l'opportunité d'incrire une description des taxes en langue anglaise si vous désirez correspondre avec certains de vos clients dans leur langue. Si vous n'inscrivez pas de description en langue anglaise, la description française sera écrite par défaut. (Par exemple, dans la première case inscrivez T.P.S. pour la taxe sur les produits et services du gouvernement fédéral du Canada). Si d'autres taxes sont applicables dans votre région, inscrire la description de celles-ci dans les cases prévues à cet effet. Sous la rubrique Taux, inscrire les taux applicables dans votre région. Si les lois en vigueur dans l'état ou la province où est installée votre entreprise exigent que vous inscriviez vos numéros de taxe sur votre facturation, inscrivez les dans les cases prévues sous la rubrique No. d'enregistrement.

Note : Le nom de la compagnie, l'adresse ainsi que les numéros d'enregistrement seront inscrits automatiquement sur les factures qui seront générées par TimeGold.

· Les champs « Devise » permettent d'indiquer le type de monnaie utilisée. Dans le premier champ, inscrire une description de la devise (ex. : « CND » pour dollars canadiens, « USD » pour dollars américains ou « FF » pour des francs français). Dans le deuxième champ, inscrire le caractère symbolisant la devise utilisée (ex. : « $ » pour des dollards ou « F » pour des francs français). Un seul caractère peut être inscrit dans le deuxième champ. Si aucun caractère n'est inscrit dans le deuxième champ, le symbole « $ » sera utilisé par défaut par TimeGold.

Facturation des dépenses de déplacement

Selon les ententes conclues avec vos clients, vous aurez à l'occasion besoin de facturer les frais de déplacements automobile que vous effectuez dans le cadre des mandats qui vous sont confiés. Dans la case « Déplacements », inscrivez le montant facturable au kilomètre ou au mille pour vos déplacements automobile. Dans la case adjacente indiquez si les déplacements effectués sont en kilomètres ou en milles (Km. pour kilomètres ou Mi. pour milles). Le montant indiqué sera utilisé par le module de facturation des dépenses lorsque vous inscrirez des dépenses pour un dossier. Se référer au module Dépenses pour de plus amples informations.

Niveau de détail de la facture

TimeGold offre l'option de choisir le niveau de détail de facturation selon le degré de précision que l'on désire y apporter ou selon les exigences de la clientèle. Trois (3) types de facturation vous sont proposés:

· Détaillée par employé (nom et titre)

· Détaillée par employé (titre seulement)

· Honoraires professionnels

· La facturation détaillée par employé (nom et titre) produit une facture où sont inscrites toutes les heures travaillées par votre équipe en indiquant le nom et le titre de chaque employé ainsi que les heures travaillées par chacun sur le dossier facturé.

· La facturation détaillée par employé (titre seulement) produit une facture où sont inscrites toutes les heures travaillées par votre équipe en indiquant le titre de chaque employé ainsi que les heures travaillées par chacun sur le dossier facturé, mais en omettant le nom des employés.

· La facturation de type honoraires professionnels n'inscrira que le montant global de la présente facture sans description détaillée des heures travaillées.

Calcul des taxes

Dans certaines provinces ou états, les taxes doivent être calculées individuellement ou taxes sur taxes. TimeGold vous offre la possibilité de choisir entre deux (2) types de calcul.

· Exemple de taxes calculées taxes sur taxes :

Vente         : 100.00$

Taxe 1 (7%)   :   7.00$

Sous Total    : 107.00$

Taxe 2 (6.5%) :   6.95$

Grand Total   : 113.95$

· Exemple de taxes calculées individuellement :

Vente         : 100.00$

Taxe 1 (7%)   :   7.00$

Taxe 2 (6.5%) :   6.50$

Grand Total   : 113.50$

Lorsque toutes les Informations usager auront été complétées, cliquez sur le bouton « Continuer » pour revenir au menu principal de TimeGold.